Ein Zuhause für Ihre Unterlagen: Verträge, Garantien, Versicherungen und Urkunden

Wo Unterlagen landen

Ein Vertrag kommt per Post und wandert in eine Schublade. Eine Garantiekarte wird fotografiert und zwischen Urlaubsbildern vergessen. Eine Versicherungspolice kommt als Anhang und bleibt im Posteingang. Das ist alles nicht falsch, doch ein Jahr später lautet die Frage nie, wo die Schublade ist, sondern welches von zweihundert Dokumenten die benötigte Information enthält.

Warum Fotomediathek oder Notizen-App an ihre Grenzen stoßen

Ein Foto einer Seite ist nur ein Bild: Sie können darin nicht nach einer Versicherungsnummer suchen, und es liegt zwischen Screenshots und Geburtstagen. Eine Notizen-App kann einen Scan speichern, aber jede Notiz wird von Hand abgelegt, und nach hundert Notizen wird die Ablage selbst zur Arbeit. Beides reicht für zehn Dokumente und wird bei den Unterlagen eines ganzen Haushalts mühsam.

Was ein Archiv praktisch bedeutet

Das Original bleibt erhalten. Das Zuschneiden oder Begradigen eines Scans sollte eine bessere Kopie erzeugen, nicht die aufgenommene Seite ersetzen.

Jede Seite wird bei der Aufnahme geprüft. Eine unscharfe oder dunkle Seite lässt sich am selben Tag leicht neu aufnehmen; ein Jahr später lässt sie sich nicht mehr korrigieren.

Jedes Wort ist durchsuchbar. Sie suchen nach dem Namen des Vermieters oder dem Wort auf der Garantie, nicht nach dem Ordner, in dem Sie sie abgelegt haben.

Löschen lässt sich rückgängig machen. Ein versehentlich weggeworfenes Dokument sollte sich zurückholen lassen, zumindest eine Zeit lang.

Sie können alles mitnehmen. Ein Archiv ohne Exportmöglichkeit ist ein Ort, den Sie nicht verlassen können.

Was sich aufzubewahren lohnt

Verträge für Wohnung, Arbeit und Telefon; Versicherungspolicen und deren Verlängerungen; Garantien und zugehörige Belege; Urkunden wie Geburts- und Heiratsurkunden sowie Schulzeugnisse; Steuererklärungen und Gehaltsabrechnungen; außerdem medizinische und Fahrzeugunterlagen, nach denen Sie erneut gefragt werden könnten. Wie lange jedes Dokument aufbewahrt werden muss, hängt vom Land und seinem Zweck ab; ist ein Dokument für einen Anspruch oder Streitfall wichtig, bewahren Sie es bis zur Klärung auf.

So macht es Pocket Aurora Papers

Papers bewahrt die Originalseiten jedes Dokuments so auf, wie Sie sie aufgenommen haben; Bearbeitungen erzeugen eine neue Version und überschreiben sie niemals. Die Kamera prüft jede Seite bei der Aufnahme, und Ihr iPhone liest den Text jeder Seite auf Englisch, Tschechisch, Deutsch, Französisch und Spanisch. So findet die Suche ein Dokument anhand jedes darin enthaltenen Wortes, ohne Verbindung.

Sie können Aussteller, Datum, Referenz und Betrag eines Dokuments ergänzen, private, berufliche und schulische Unterlagen in getrennten Bereichen aufbewahren und einer Rechnung ein Fälligkeitsdatum geben, damit Papers Sie vorher erinnert. Gelöschtes kommt in „Gelöscht“ und lässt sich dort 30 Tage lang wiederherstellen; Einstellungen › Alle Dokumente exportieren schreibt das gesamte Archiv einschließlich der Originale in einen Ordner. So funktioniert es.