Un hogar para tus documentos en papel: contratos, garantías, seguros y certificados

Dónde acaban los documentos en papel

Un contrato llega por correo y va a un cajón. Se fotografía una tarjeta de garantía y se olvida entre las fotos de las vacaciones. Una póliza de seguro llega como adjunto y se queda en la bandeja de entrada. Nada de esto está mal, pero un año después la pregunta nunca es dónde está el cajón, sino cuál de doscientos documentos contiene lo que necesitas.

Por qué un carrete de fotos o una app de notas deja de servir

Una foto de una página es solo una imagen: no puedes buscar en ella un número de póliza y queda entre capturas de pantalla y cumpleaños. Una app de notas puede guardar un escaneo, pero cada nota se clasifica a mano y, después de cien, clasificarlo todo se convierte en el trabajo. Ambas opciones sirven para diez documentos, pero resultan agotadoras para todos los de un hogar.

Qué significa un archivo en la práctica

Se conserva el original. Recortar o enderezar un escaneo debería crear una copia mejor, sin sustituir la página que capturaste.

Cada página se comprueba al capturarla. Una página borrosa u oscura es fácil de repetir en el momento e imposible de arreglar un año después.

Se puede buscar cada palabra. Buscas el nombre del propietario o la palabra que aparece en la garantía, sin tener que recordar en qué carpeta lo guardaste.

La eliminación se puede deshacer. Un documento eliminado por error debería poder recuperarse, al menos durante un tiempo.

Puedes llevártelo todo. Un archivo que no puedes exportar es un lugar del que no puedes salir.

Qué merece la pena guardar

Contratos de tu vivienda, trabajo y teléfono; pólizas de seguro y sus renovaciones; garantías y los recibos que las acompañan; certificados de nacimiento, matrimonio y estudios; declaraciones de impuestos y nóminas; y los documentos médicos y del coche que puedan volver a pedirte. Cuánto tiempo debes conservar cada uno depende del país y de la finalidad del documento; cuando un documento sea relevante para una reclamación o un litigio, consérvalo hasta que se resuelva.

Cómo lo hace Pocket Aurora Papers

Papers conserva las páginas originales de cada documento tal como las capturaste; las ediciones crean una versión nueva y nunca las sobrescriben. Su cámara comprueba cada página al capturarla y tu iPhone lee el texto de cada página en inglés, checo, alemán, francés y español, para que la búsqueda encuentre un documento por cualquiera de sus palabras, sin conexión.

Puedes añadir el emisor, la fecha, la referencia y el importe de un documento, guardar los documentos de casa, trabajo y estudios en espacios separados y asignar una fecha de vencimiento a una factura para que Papers te avise antes. Lo que eliminas pasa a Eliminados, donde puede restaurarse durante 30 días, y Ajustes › Exportar todos los documentos guarda todo el archivo en una carpeta, incluidos los originales. Cómo funciona.